Management Summaries für alle

Wer hat es nicht schon erlebt. Man merkt an, dass ein Prozess der eigenen Meinung nach zu komplex oder zu umständlich ist. Es wird Besserung versprochen.
Und dann passiert das zwangsläufige. Da die Verbesserung nicht von den Nutzern sondern den Verwaltern kommt, wird alles nur noch komplizierter.Es gab Kunden, bei denen alleine der Urlaub in 8 Tabellen bzw. Programmen eingetragen wurde. (Für mich als Berater natürlich schön, so kann ich doch extrem schnell Prozessoptimierung betreiben 😉
Wenn alle sich über die „Zeitverschwender“ Facebook und Twitter beklagen, wer hat schon mal nachgemessen, wie viel ein normales Unternehmen mit dem Befüllen von Charts und Tabellen verschwendet, die dann meist niemand ansieht bzw. wer es wagt, sowieso nicht durchschaut.
Außerdem werden die Tabellen meist eher „kreativ“ oder „Vorgesetztengerecht“ befüllt, als korrekt. In meinen Coachings und Workshops empfehle ich deshalb mittlerweile oft: Management Summaries für alle. Was sich nicht weitestgehend zahlenfrei auf ein oder zwei Seiten beschreiben lässt, sollte vereinfacht werden.
Das geht natürlich nicht immer, zwingt aber die Verwaltungsfetischisten und Zahlenliebhaber einmal darüber nachzudenken, wie viel Zeit sie bei sich und anderen damit verschwenden, Tabellen zu befüllen, die später nie wieder angesehen werden.
Und dann am besten gleich noch drüber nachdenken, ob es wirklich notwendig ist, diese Dokumente dann für ein oder zwei Meetings zigfach auszudrucken. Denn ich wette, die meisten dieser Dokumente landen danach in der Ablage P oder Aktenordnern, die in ihren Schränken und Regalen unberührt verstauben, wenn erst mal voll. Wenn schon Dokumentenfluten, dann wenigstens digital. (Ok, dazu müssten alle Teilnehmer so modern sein, auch mal ein elektronisches Endgerät dabei zu haben, das nicht Blackberry heißt, sondern auch richtiges Arbeiten mit digitalen Dokumenten erlaubt) Aber bis wir so weit sind, wird es noch mindestens eine Generation brauchen.

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